LA DIRECCIÓN PROCESAL PREVALECE EN UNA FISCALIZACIÓN Y NO TODO ERROR DE NOTIFICACIÓN ANULA EL ACTO DE LA DIAN
LA DIRECCIÓN PROCESAL PREVALECE EN UNA FISCALIZACIÓN Y NO TODO ERROR DE NOTIFICACIÓN ANULA EL ACTO DE LA DIAN Categoría: Tributario – Procedimiento tributario – Notificaciones –
LA DIRECCIÓN PROCESAL PREVALECE EN UNA FISCALIZACIÓN Y NO TODO ERROR DE NOTIFICACIÓN ANULA EL ACTO DE LA DIAN
Categoría: Tributario – Procedimiento tributario – Notificaciones – Debido proceso Tipo: Sentencia Sentencia: Consejo de Estado, Sección Cuarta, Exp. 29779 Fecha: 18 de junio de 2026 Radicación: 25000-23-37-000-2021-00648-01 Demandante: Polux Suministros S.A.S. Entidad: Consejo de Estado – Sección Cuarta Impacto: Contribuyentes sometidos a requerimientos, liquidaciones oficiales, procesos sancionatorios y demás actuaciones de fiscalización de la DIAN.
¿QUÉ CAMBIÓ?
El Consejo de Estado precisó dos reglas importantes sobre las notificaciones tributarias.
La primera:
cuando el contribuyente o su apoderado informa expresamente una dirección procesal dentro de una actuación administrativa, esa dirección adquiere prevalencia frente a las demás direcciones generales de notificación.
La segunda:
no toda irregularidad formal en una notificación produce automáticamente la nulidad del acto administrativo.
Para que el defecto tenga efecto invalidante debe analizarse si produjo una afectación real y sustancial del derecho de defensa del contribuyente.
EL CASO
La DIAN adelantó una fiscalización contra Polux Suministros S.A.S. respecto de las declaraciones de IVA de los seis bimestres de 2016.
La Administración expidió requerimientos especiales y posteriormente seis liquidaciones oficiales de revisión mediante las cuales:
reclasificó determinados ingresos;
desconoció impuestos descontables;
determinó mayores saldos a pagar;
e
impuso sanciones por inexactitud.
La empresa cuestionó, entre otros asuntos, la forma en que fueron notificadas las liquidaciones oficiales.
Sostuvo que tenía una dirección electrónica registrada y que la DIAN debía utilizar preferentemente ese mecanismo.
LA DIRECCIÓN PROCESAL NO ES LO MISMO QUE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL RUT
Este es el primer punto que deben conocer las empresas.
El artículo 563 del Estatuto Tributario regula la dirección utilizada por la Administración para las actuaciones tributarias.
Pero el artículo 564 contempla una situación especial:
cuando durante un procedimiento tributario el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante señala expresamente una dirección para que allí se le notifiquen los actos del proceso, esa dirección se convierte en la dirección procesal.
Y la dirección procesal tiene prevalencia para esa actuación.
El Consejo de Estado reiteró que, una vez suministrada, la Administración debe atender esa dirección preferente, sea física o electrónica según las condiciones legales correspondientes.
EJEMPLO PRÁCTICO
Una empresa tiene registrado en el RUT:
tributario@empresa.com
como correo electrónico.
Recibe un requerimiento especial y contrata un abogado.
Al responder, el apoderado señala expresamente:
“Notificaciones del presente proceso: juridico@empresa.com”.
A partir de ese momento no debería analizarse la notificación mirando únicamente el correo general registrado en el RUT.
Existe una dirección procesal específicamente designada para esa actuación.
Esa información puede convertirse en determinante para establecer si una liquidación oficial, resolución o recurso fue correctamente notificado y, por consiguiente, desde cuándo comenzaron a correr los términos.
MUCHO CUIDADO AL INFORMAR DOS DIRECCIONES
El caso contiene una advertencia todavía más práctica.
La sociedad había informado para efectos procesales una dirección física “o” una dirección electrónica.
El Consejo de Estado interpretó que esa formulación alternativa significaba que el propio contribuyente había autorizado que la Administración utilizara cualquiera de las dos.
Por ello, dadas además las condiciones temporales particulares del caso, la notificación realizada en la dirección física fue considerada válida.
UNA SOLA PALABRA PUEDE CAMBIAR EL ANÁLISIS
Observe la diferencia:
“Notifíquese exclusivamente al correo electrónico X”.
frente a:
“Notifíquese en la dirección física X o en el correo electrónico Y”.
No necesariamente producen el mismo efecto.
En el segundo supuesto, el propio contribuyente puede estar habilitando dos canales alternativos.
Por eso la sección de notificaciones de una respuesta a requerimiento, recurso de reconsideración, solicitud de devolución o cualquier actuación tributaria no debería diligenciarse mecánicamente.
NO TODO ERROR FORMAL EN LA NOTIFICACIÓN ANULA EL ACTO
Esta es probablemente la regla más importante de la sentencia.
El Consejo de Estado reiteró que las normas de notificación buscan garantizar:
conocimiento del acto;
derecho de defensa;
y
posibilidad real de contradicción.
Por eso, para que una irregularidad produzca un efecto invalidante, no basta necesariamente con identificar un defecto puramente formal.
Debe establecerse si ese defecto produjo una afectación material del derecho de defensa.
EL CONTRIBUYENTE HABÍA EJERCIDO EFECTIVAMENTE SU DEFENSA
En el expediente estaba demostrado que la sociedad:
conoció las actuaciones;
respondió oportunamente los requerimientos especiales;
interpuso los recursos de reconsideración;
y
participó activamente en el procedimiento administrativo.
Por ello, la Sala concluyó que no se había demostrado una afectación real de su derecho de defensa que justificara invalidar los actos por la forma de notificación cuestionada.
ESTO NO SIGNIFICA QUE LAS REGLAS DE NOTIFICACIÓN DEJEN DE IMPORTAR
La sentencia debe interpretarse con cuidado.
No significa:
“Si el contribuyente se entera, cualquier notificación defectuosa queda automáticamente saneada”.
Esa conclusión sería excesiva.
La propia Sección Cuarta reconoce que la notificación es un elemento esencial del debido proceso.
Lo que exige es examinar qué irregularidad ocurrió y qué consecuencia concreta produjo sobre el derecho de defensa.
EJEMPLO: CUÁNDO EL DEFECTO SÍ PUEDE SER DECISIVO
Supongamos que la DIAN expide una liquidación oficial.
La envía a una dirección diferente de la procesal correctamente informada.
Como consecuencia, la empresa nunca conoce oportunamente el acto y pierde la posibilidad de interponer el recurso de reconsideración.
Allí existe una situación muy distinta.
El defecto puede haber afectado materialmente:
conocimiento del acto + término para recurrir + derecho de contradicción.
Ese perjuicio procesal debe analizarse al estudiar la eficacia y legalidad de la actuación.
PERO SI CONOCIÓ EL ACTO Y RECURRIÓ OPORTUNAMENTE, EL ARGUMENTO ES MÁS DIFÍCIL
Supongamos ahora que existe una discusión sobre el mecanismo utilizado para notificar.
Sin embargo, está demostrado que la empresa:
recibió el acto;
contestó;
presentó pruebas;
interpuso el recurso dentro del término;
y desarrolló integralmente su defensa.
En ese escenario resulta mucho más difícil sostener que la irregularidad formal produjo por sí misma una vulneración sustancial del debido proceso.
Ese fue precisamente uno de los elementos decisivos del expediente 29779.
OTRA ADVERTENCIA: LOS ARGUMENTOS IMPORTANTES DEBEN ESTAR DESDE LA DEMANDA
La sentencia contiene además una regla procesal útil para quienes litigan contra la DIAN.
La empresa intentó desarrollar durante los alegatos de conclusión un argumento adicional basado en el Decreto Legislativo 491 de 2020 y las reglas aplicables durante la pandemia.
El Consejo de Estado consideró que ese planteamiento incorporaba un fundamento normativo nuevo que no había sido desarrollado oportunamente en la demanda.
Por ello no lo estudió de fondo.
LOS ALEGATOS NO SON PARA CONSTRUIR UNA DEMANDA NUEVA
La etapa de alegatos permite:
analizar las pruebas;
desarrollar los argumentos oportunamente planteados;
y
presentar las conclusiones jurídicas del litigio.
Pero no puede utilizarse para introducir un cargo sustancialmente nuevo que la contraparte no tuvo oportunidad de controvertir.
El Consejo de Estado explicó que permitirlo afectaría:
congruencia;
contradicción;
y
debido proceso de la contraparte.
LO MISMO OCURRE EN LA APELACIÓN
La sentencia recuerda además que la competencia del juez de segunda instancia está delimitada por los argumentos efectivamente formulados en el recurso de apelación.
En este proceso existía también una discusión sobre sanción por inexactitud.
Sin embargo, la empresa no controvirtió en la apelación la decisión del Tribunal sobre ese punto.
Por esa razón el Consejo de Estado indicó expresamente que no estudiaría nuevamente la procedencia de la sanción por inexactitud.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Porque en un litigio tributario no basta tener razón materialmente.
También debe preservarse correctamente cada discusión en su momento procesal.
Puede existir un argumento jurídicamente interesante, pero perderse porque:
no fue incluido en la demanda;
no fue desarrollado oportunamente;
o
no fue objeto del recurso de apelación.
La defensa tributaria debe construirse desde el comienzo pensando en toda la cadena:
actuación administrativa → recurso → demanda → pruebas → sentencia → apelación.
¿A QUIÉN LE APLICA?
Esta sentencia interesa directamente a:
todos los contribuyentes sometidos a fiscalización DIAN;
representantes legales;
contadores;
revisores fiscales;
apoderados tributarios;
responsables de impuestos;
y
empresas que tengan procesos administrativos o judiciales en curso.
CONTROL RECOMENDADO PARA LAS EMPRESAS
Cuando llegue el primer requerimiento de la DIAN debería abrirse una ficha de control del procedimiento que identifique, como mínimo:
acto recibido → fecha de notificación → mecanismo utilizado → dirección utilizada → dirección procesal informada → vencimiento para responder → respuesta presentada → pruebas aportadas → recursos procedentes → fecha límite.
Y cada vez que se presente un escrito debe revisarse nuevamente la sección:
“Dirección para notificaciones”.
No debería copiarse automáticamente del escrito anterior.
BASE JURÍDICA
Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 18 de junio de 2026, Exp. 29779, Polux Suministros S.A.S. contra DIAN: confirmó la sentencia que negó las pretensiones de la sociedad.
Artículo 563 del Estatuto Tributario: regula la dirección para actuaciones tributarias y el uso de la información registrada por el obligado.
Artículo 564 del Estatuto Tributario: regula la dirección procesal, es decir, aquella expresamente señalada dentro de una actuación administrativa para recibir las notificaciones correspondientes.
Artículo 565 del Estatuto Tributario: establece los mecanismos mediante los cuales deben notificarse requerimientos, emplazamientos, liquidaciones oficiales, resoluciones sancionatorias y demás actuaciones tributarias.
Artículo 566-1 del Estatuto Tributario: regula la notificación electrónica y el momento en que esta se entiende surtida.
UNA PRECISIÓN TEMPORAL IMPORTANTE
Los hechos del caso ocurrieron durante el proceso de implementación de la notificación electrónica de la DIAN.
Las liquidaciones oficiales fueron notificadas el 30 de junio de 2020, mientras que la implementación integral analizada por la Sala operó desde el 2 de julio de 2020.
Por eso no debe utilizarse esta sentencia para afirmar que actualmente la DIAN puede ignorar libremente las reglas vigentes de notificación electrónica.
La importancia actual de la decisión está principalmente en otras dos reglas:
prevalencia de la dirección procesal correctamente informada
y
necesidad de demostrar una afectación real del derecho de defensa cuando se pretende invalidar una actuación por irregularidades de notificación.
ESTADO ACTUAL
La Sentencia del 18 de junio de 2026, Exp. 29779, constituye jurisprudencia vigente de la Sección Cuarta.
La Sala confirmó que la dirección procesal expresamente señalada dentro de una actuación tiene especial relevancia para determinar dónde deben practicarse las notificaciones y reiteró que un defecto formal solo adquiere efecto invalidante cuando compromete materialmente las garantías de defensa y contradicción, atendiendo las circunstancias del caso.
CONCLUSIÓN
Esta sentencia deja tres controles empresariales importantes.
Primero: una vez iniciada una fiscalización, debe controlarse cuidadosamente cuál es la dirección procesal informada a la DIAN.
Segundo: escribir una dirección física “o” un correo electrónico puede significar que el propio contribuyente está autorizando canales alternativos.
Tercero: detectar un error formal en una notificación no basta siempre para tumbar la actuación; debe establecerse qué efecto produjo sobre el conocimiento del acto y el ejercicio real del derecho de defensa.
Y deja una cuarta enseñanza para el litigio:
los argumentos jurídicos deben presentarse en la etapa procesal correcta.
Lo que no se planteó oportunamente en la demanda o no se controvirtió en la apelación puede quedar fuera del análisis judicial, aunque después parezca un argumento importante.
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