EMPLEADORES DEBEN CONSERVAR PRUEBA DEL PAGO DE CESANTÍAS Y APORTES A SEGURIDAD SOCIAL

EMPLEADORES DEBEN CONSERVAR PRUEBA DEL PAGO DE CESANTÍAS Y APORTES A SEGURIDAD SOCIAL

Categoría: Laboral – Obligaciones del empleador Tipo: Jurisprudencia Radicado: 05001310501520230000401 Entidad: Tribunal Superior de Medellín – Sala Laboral Publicación en Relatoría: 17 de septiembre de 2026 Impacto: Empresas con trabajadores vinculados mediante contrato laboral

¿QUÉ CAMBIÓ?

El Tribunal Superior de Medellín analizó un proceso relacionado con la acreditación del pago de cesantías y de los aportes al Sistema de Seguridad Social derivados de una relación laboral.

La decisión parte de una regla fundamental para las empresas: cuando existe un contrato de trabajo surgen obligaciones que no se agotan con el pago mensual del salario.

El empleador debe atender oportunamente, según corresponda, salarios, prestaciones sociales, descansos remunerados, auxilios y aportes derivados de la relación laboral, y debe conservar los documentos que permitan demostrar posteriormente su cumplimiento. La Relatoría del Tribunal identifica expresamente la providencia bajo el tema “Acreditación pago cesantías/aportes seguridad social”.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PARA UNA EMPRESA?

Porque existe una diferencia entre:

haber efectuado materialmente un pago

y

estar en condiciones de demostrarlo cuando posteriormente existe una reclamación laboral.

Una empresa puede haber realizado pagos durante varios años, pero si posteriormente un trabajador reclama prestaciones o aportes y el empleador no conserva comprobantes suficientes, el problema pasa a ser también probatorio.

Por eso, la administración de nómina debe entenderse conjuntamente con la conservación de los soportes.

CESANTÍAS: NO BASTA CON REGISTRAR EL VALOR EN LA CONTABILIDAD

Las cesantías constituyen una prestación social a cargo del empleador.

Cuando corresponda su consignación en un fondo de cesantías, la empresa debe estar en capacidad de demostrar que realizó efectivamente la consignación dentro de las condiciones legales.

Para efectos probatorios resulta especialmente importante conservar:

planillas o comprobantes de consignación al fondo; certificaciones emitidas por la administradora; liquidaciones correspondientes a cada trabajador; comprobantes de pago cuando legalmente proceda el pago directo; y soportes de terminación del contrato cuando existan cesantías pendientes de pago.

El simple registro contable de un pasivo o gasto no equivale por sí mismo a demostrar que el trabajador o el fondo recibieron efectivamente el dinero.

APORTES A SEGURIDAD SOCIAL: LA EMPRESA TAMBIÉN DEBE PODER DEMOSTRARLOS

La misma lógica opera respecto de los aportes al Sistema de Seguridad Social.

El empleador debe conservar evidencia suficiente de los pagos correspondientes a:

salud, pensión y riesgos laborales, además de los demás aportes que legalmente correspondan según la situación del trabajador y del empleador.

En la práctica empresarial, la PILA y los comprobantes asociados al pago constituyen documentos fundamentales para reconstruir el cumplimiento de estas obligaciones.

Pero la empresa debe verificar además que el pago corresponda efectivamente al:

trabajador correcto + período correcto + ingreso base correspondiente + administradora correcta + novedad laboral aplicable.

Pagar una planilla no garantiza por sí mismo que todos esos elementos hayan sido reportados correctamente.

¿A QUIÉN LE APLICA?

La decisión interesa principalmente a:

sociedades y demás empleadores privados; personas naturales empleadoras; departamentos de nómina y recursos humanos; responsables de contabilidad; y empresas que administran grandes cantidades de contratos laborales.

También resulta especialmente relevante cuando una empresa está próxima a liquidarse, reorganizarse, venderse o realizar una auditoría laboral, porque una deficiencia documental puede convertirse posteriormente en una contingencia económica.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa tuvo un trabajador entre 2021 y 2025.

En 2027 el trabajador demanda afirmando que determinados períodos de cesantías y aportes pensionales no fueron pagados.

La contabilidad de la sociedad registra todos los gastos laborales.

Pero al revisar el archivo únicamente aparecen:

comprobantes contables internos, sin certificaciones del fondo de cesantías ni documentación suficiente para reconstruir algunos períodos de seguridad social.

El hecho de que la contabilidad registre el gasto no necesariamente demuestra por sí mismo el cumplimiento efectivo frente al trabajador o frente al sistema.

Por eso la empresa debe conservar los soportes externos y verificables que permitan acreditar el pago.

¿QUÉ DEBERÍA REVISAR UNA EMPRESA?

La utilidad empresarial de esta decisión está en realizar una auditoría sencilla:

nómina causada → nómina pagada → prestaciones causadas → prestaciones pagadas o consignadas → PILA presentada → PILA pagada → soportes conservados.

Si alguno de esos eslabones no puede reconstruirse documentalmente, existe una contingencia que conviene corregir antes de que aparezca una reclamación.

También debe existir correspondencia entre la información laboral, contable y de seguridad social.

¿POR QUÉ IMPORTA?

En materia laboral, una empresa no debería diseñar su archivo documental únicamente pensando en la contabilidad o en una eventual revisión tributaria.

Los soportes también cumplen una función probatoria frente al trabajador.

Por ello, una política empresarial adecuada debe permitir reconstruir individualmente la historia de cada trabajador y demostrar qué se causó, qué se pagó, cuándo se pagó y a quién se realizó el pago.

ESTADO ACTUAL

La providencia correspondiente al radicado 05001310501520230000401 fue divulgada por la Relatoría de la Sala Laboral del Tribunal Superior de Medellín el 17 de septiembre de 2026 bajo el tema “Acreditación pago cesantías/aportes seguridad social”.

Importante: la fecha de publicación en la Relatoría no debe confundirse automáticamente con la fecha jurídica de la sentencia. Antes de incorporarla definitivamente al inventario de jurisprudencia proferida en septiembre, debemos verificar el texto íntegro de la providencia y su fecha de expedición.

Conclusión: para el empleador no basta con contabilizar correctamente sus obligaciones laborales. Debe conservar evidencia que permita demostrar el pago efectivo de prestaciones y aportes. Una auditoría de nómina debería revisar simultáneamente la causación, el pago y el soporte documental de cada obligación.