DIAN: EL ARCHIVO DEL PROCESO CONTRA LA SOCIEDAD NO EXTINGUE AUTOMÁTICAMENTE LA SANCIÓN PERSONAL DEL REPRESENTANTE LEGAL O DEL REVISOR FISCAL

DIAN: EL ARCHIVO DEL PROCESO CONTRA LA SOCIEDAD NO EXTINGUE AUTOMÁTICAMENTE LA SANCIÓN PERSONAL DEL REPRESENTANTE LEGAL O DEL REVISOR FISCAL

Fecha: 5 de mayo de 2026 Concepto: DIAN 007258, interno 669, de 2026 Publicación DIAN: 7 de mayo de 2026 Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Tema: Procedimiento tributario – representante legal – revisor fiscal – sanción personal – artículo 658-1 ET – archivo del proceso – non bis in idem

La DIAN precisó que determinadas irregularidades encontradas en la contabilidad o en las declaraciones tributarias pueden generar responsabilidades diferentes para la sociedad, su representante legal y su revisor fiscal . Por ello, que la sociedad subsane la irregularidad y consiga el archivo de la actuación adelantada en su contra no significa necesariamente que desaparezca la responsabilidad personal de quienes ordenaron, aprobaron o conocieron la conducta en las condiciones previstas por la ley.

¿QUÉ SANCIONA EL ARTÍCULO 658-1 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO?

La norma no establece una responsabilidad automática del representante legal por cualquier error cometido por la empresa.

El artículo 658-1 se refiere específicamente a irregularidades sancionables relacionadas con omisión de ingresos gravados, doble contabilidad, inclusión de costos o deducciones inexistentes y pérdidas improcedentes , cuando estas hayan sido ordenadas o aprobadas por los representantes encargados de cumplir los deberes formales del artículo 572 ET.

La sanción corresponde al 20% de la sanción impuesta al contribuyente , sin exceder de 4.100 UVT . Para 2026, con una UVT de $52.374, ese límite equivale a $214.733.400 .

Además, la ley establece expresamente que esa sanción no puede ser sufragada por la sociedad representada .

Para el revisor fiscal existe una condición diferente: la sanción procede cuando haya conocido las irregularidades objeto de investigación sin expresar la correspondiente salvación . La propia DIAN distingue, por tanto, los presupuestos de responsabilidad del representante y los del revisor fiscal.

¿QUÉ PROBLEMA RESOLVIÓ LA DIAN?

La consulta partía de una situación concreta: dentro del procedimiento de fiscalización contra una sociedad también se había propuesto la sanción para terceros, pero posteriormente la sociedad subsanó la irregularidad y la DIAN archivó el proceso adelantado contra ella.

La pregunta era lógica: si desapareció el proceso contra la sociedad, ¿también debe entenderse terminado el procedimiento sancionatorio contra el representante legal y el revisor fiscal?

La respuesta de la DIAN fue no .

La entidad considera que la sanción del artículo 658-1 posee carácter personal y autónomo . Por ello:

“la subsanación de la irregularidad por parte de la sociedad infractora no tiene incidencia alguna en la sanción impuesta al representante legal”.

En consecuencia, el archivo derivado de la subsanación realizada por la sociedad no implica por sí mismo el archivo de la actuación contra el representante legal .

PERO LA SANCIÓN NO PUEDE APARECER AUTOMÁTICAMENTE

Aquí existe una precisión procesal especialmente importante.

Que la responsabilidad sea personal y autónoma no significa que la DIAN pueda simplemente cobrar una sanción propuesta anteriormente .

Si el procedimiento frente al contribuyente fue archivado, la Administración debe continuar la actuación correspondiente frente al tercero hasta expedir el acto administrativo que efectivamente imponga la sanción .

La propia DIAN respondió:

“deberá continuar adelante con el proceso sancionatorio [...] hasta proferir el acto que imponga la sanción”.

Por tanto, hay que distinguir claramente entre proponer una sanción y contar con un acto administrativo que finalmente la imponga y pueda producir los efectos jurídicos correspondientes.

¿DEBE INICIARSE UN NUEVO PROCESO CONTRA EL REPRESENTANTE LEGAL?

No, según la interpretación de la DIAN.

El inciso tercero del artículo 658-1 establece que esta sanción debe proponerse, determinarse y discutirse dentro del mismo proceso de imposición de sanción o de determinación oficial adelantada contra la sociedad infractora.

Por ello, si la actuación frente a la sociedad termina por subsanación, la DIAN considera que no necesita abrir desde cero un procedimiento independiente: debe continuar la actuación respecto del representante legal o del revisor fiscal implicado , respetando el procedimiento aplicable.

¿EXISTE DOBLE SANCIÓN POR LOS MISMOS HECHOS?

La consulta planteó también una posible vulneración del principio non bis in idem , que impide que una misma persona sea juzgada o sancionada dos veces por el mismo hecho bajo los presupuestos constitucionalmente exigidos.

La DIAN recordó la jurisprudencia constitucional según la cual debe examinarse la identidad de persona, objeto y causa .

Para la entidad, en este supuesto no existe la identidad necesaria: la sociedad responde por su propia infracción tributaria, mientras que al representante legal se le reprocha haber ordenado o aprobado la irregularidad en incumplimiento de sus deberes formales.

Por ello, la DIAN concluye que se trata de sujetos y conductas jurídicamente diferenciables y que no opera, por esa sola circunstancia, el non bis in idem .

EJEMPLO PRÁCTICO

Una sociedad presenta su declaración de alquiler incluyendo un costo inexistente. Durante la fiscalización se determina que el representante legal ordenó o aprobó expresamente su inclusión.

Posteriormente, la sociedad acepta la irregularidad, corrige la declaración y cumple las condiciones necesarias para que termine la actuación adelantada contra ella.

Sería incorrecto concluir automáticamente:

“Como la empresa corrigió y su expediente fue archivado, también desapareció cualquier posible responsabilidad del representante legal”.

Según la DIAN, son cuestiones distintas.

La corrección puede solucionar la situación de la sociedad, pero subsiste la necesidad de establecer si el representante efectivamente ordenó o permitió la irregularidad que configura el supuesto del artículo 658-1.

Y tampoco puede invertirse la regla: ser representante legal cuando ocurrió una inexactitud no basta para imponer la sanción . Debe acreditarse el presupuesto de responsabilidad que exige la norma. Para el revisor fiscal debe demostrarse que conoció la irregularidad y no formuló la salvación correspondiente.

¿A QUIÉNES LES APLICA?

La doctrina afecta directamente a representantes legales y revisores fiscales de contribuyentes sometidos a procedimientos tributarios en los que aparezcan las irregularidades específicamente previstas en el artículo 658-1 ET.

También resulta relevante para sociedades y demás contribuyentes porque demuestra que corregir, allanarse o subsanar una irregularidad de la persona jurídica no necesariamente extingue las consecuencias personales previstas por la ley para sus administradores o revisores fiscales .

No debe interpretarse como una responsabilidad general de todo representante legal, contador o revisor fiscal frente a cualquier diferencia encontrada por la DIAN. El artículo 658-1 contiene conductas y condiciones específicas que la Administración debe demostrar.

ESTADO ACTUAL

El Concepto 007258, interno 669, mantiene la interpretación según la cual la sanción del artículo 658-1 ET tiene carácter personal y autónomo . La DIAN señala que la subsanación de la irregularidad por la sociedad y el consecuente archivo de su actuación no extinguen automáticamente la actuación contra el representante legal o revisor fiscal.

Sin embargo, la Administración debe continuar el procedimiento hasta producir el acto que determine la sanción, y debe probar los presupuestos legales de responsabilidad: orden o aprobación de la irregularidad para el representante correspondiente; y conocimiento sin salvación, tratándose del revisor fiscal .

FUENTE OFICIAL: DIAN, Concepto 007258, interno 669, del 5 de mayo de 2026, publicado el 7 de mayo de 2026.Consultar Concepto 007258 de 2026 en el Normograma DIAN.