DIAN DEFINE A QUIÉN DEBE FACTURAR LA NOTARÍA CUANDO UN TRÁMITE ES REALIZADO MEDIANTE MANDATO: LA FACTURA SE EXPIDE A NOMBRE DEL MANDATARIO Y ESTE CERTIFICA LOS COSTOS E IMPUESTOS AL MANDANTE

DIAN DEFINE A QUIÉN DEBE FACTURAR LA NOTARÍA CUANDO UN TRÁMITE ES REALIZADO MEDIANTE MANDATO: LA FACTURA SE EXPIDE A NOMBRE DEL MANDATARIO Y ESTE CERTIFICA LOS COSTOS E IMPUESTOS AL MANDANTE

Fuente: DIAN — Concepto 002801, interno 0238 Fecha: 18 de febrero de 2026 Publicado en la página web de la DIAN: 2 de marzo de 2026 Materia: Facturación electrónica — Notarías — Contrato de mandato — Mandatario — Mandante — Costos y deducciones — IVA descontable

La DIAN añadió formalmente el Concepto Unificado 0106 del 19 de agosto de 2022 sobre Obligación de Facturar y Sistema de Factura Electrónica para resolver una situación habitual: cuando una persona encarga a un mandatario —por ejemplo, un abogado— la realización de un trámite notarial, ¿la factura de la notaria debe expedirse al propietario o titular del derecho oa quien materialmente adelanta el trámite en ejecución del mandato?

La respuesta de la DIAN es expresa: si el mandatario adquiere el servicio notarial en cumplimiento del mandato, la notaria debe expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario y no a nombre del mandante u otorgante .

Esto no significa que el costo, gasto o impuesto descontable pertenezca fiscalmente al mandatario. La estructura se completa mediante una certificación expedida por el mandatario al mandante , con la cual este último puede soportar los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones que jurídicamente le corresponden.

LA DIAN INCORPORÓ LA REGLA AL CONCEPTO UNIFICADO DE FACTURACIÓN

No estamos simplemente ante una respuesta aislada a una consulta particular.

El Concepto 002801 añadió el numeral 1.1.2.12 al descriptor 1.1.2, denominado “Facturación en mandato” , del Concepto Unificado 0106 de 2022.

La pregunta incorporada permanentemente al concepto unificado quedó referida específicamente a la forma en que deben facturar las notarías cuando los trámites son realizados por un mandatario —la DIAN utiliza como ejemplo un abogado— en representación del mandante.

Esto le da especial importancia al pronunciamiento: la solución pasó a integrar la doctrina general de la DIAN sobre el sistema de facturación electrónica.

EL TITULAR DEL DERECHO Y QUIEN REALIZA EL TRÁMITE PUEDEN SER PERSONAS DIFERENTES

La DIAN comienza distinguiendo dos sujetos.

Por una parte está el mandante , quien conserva la titularidad del derecho o interés involucrado en el trámite.

Por otro está el mandatario , que realiza materialmente las gestiones ante la notaria en cumplimiento del encargo.

La entidad lo explica expresamente:

“si bien el titular del derecho es el mandante”

quien realiza la gestión ante la notaría es el mandatario.

Esta separación es esencial porque la DIAN no utiliza simplemente la titularidad económica final para determinar a quién debe expedirse la factura.

Aplique las reglas específicas de facturación correspondientes al contrato de mandato.

EL ARTÍCULO 1.6.1.4.9 DEL DECRETO 1625 ES LA NORMA CENTRAL

La conclusión se fundamenta directamente en el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 , que regula la facturación en los contratos de mandato.

La DIAN señala que cuando el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato:

“la factura y/o documentos equivalentes, deberán expedirse a su nombre”.

Por tanto, si el abogado, gestor u otro mandatario es quien adquiere el servicio notarial en ejecución del mandato, la notaria debe identificarlo como adquirente en la factura.

LA FACTURA NO SE EXPIDE AL MANDANTE SIMPLEMENTE POR SER EL TITULAR DEL DERECHO

Esta es precisamente la consecuencia práctica del concepto.

Podría pensarse que si una escritura, registro, sucesión, compraventa u otro trámite corresponde económicamente a determinada persona o empresa, la factura notarial debería emitirse directamente a esa persona.

La DIAN concluye que, dentro de la configuración específica analizada, no es así.

La factura debe expedirse:

a quien adquiere el servicio en ejecución del mandato, es decir, al mandatario.

La entidad afirma expresamente que debe expedirse a nombre de quien ejecuta las actividades derivadas del contrato:

“y no a nombre del otorgante”.

ESTO NO SIGNIFICA QUE EL GASTO PERTENEZCA FISCALMENTE AL MANDATARIO

Aquí aparece la segunda parte indispensable de la doctrina.

Si se leyera únicamente la regla de facturación, podría surgir una consecuencia equivocada:

Factura a nombre del mandatario = costo o deducción del mandatario.

La DIAN no sostiene eso.

El mandato supone que determinadas operaciones son realizadas por una persona por cuenta de otra. Por eso la doctrina general del Concepto Unificado distingue los efectos documentales y tributarios correspondientes al mandatario y al mandante.

El hecho de que la factura esté expedida a nombre del mandatario responde al mecanismo documental establecido por el artículo 1.6.1.4.9.

La atribución fiscal definitiva del costo, deducción o impuesto debe determinarse conforme a la operación realizada por cuenta del mandante.

EL MANDATARIO DEBE EXPEDIR UNA CERTIFICACIÓN AL MANDANTE

¿Cómo puede entonces el mandante soportar fiscalmente una operación cuya factura fue expedida a nombre de otra persona?

Mediante la certificación prevista dentro del régimen del mandato.

La DIAN señala que corresponde al mandatario expedir una certificación a favor del mandante en la cual se soporten:

costos;

deducciones;

impuestos descontables;

y

devoluciones a que tenga derecho el mandante

derivados de los trámites realizados en cumplimiento del mandato.

Por tanto, la certificación no es un elemento secundario.

Es el mecanismo que conecta documentalmente la factura expedida al mandatario con los efectos tributarios que corresponden al mandante.

LA TRAZABILIDAD DOCUMENTAL QUEDA DIVIDIDA EN DOS NIVELES

La doctrina produce una estructura documental bastante clara.

Primer nivel — Notaría → Mandatario

La notaría ampliará la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario.

Segundo nivel — Mandatario → Mandante

El mandatario expide la certificación correspondiente para soportar los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones atribuibles al mandante.

Así se conserva la trazabilidad de la operación sin alterar la naturaleza jurídica del mandato.

EL MANDATARIO DEBE SEPARAR CONTABLEMENTE LAS OPERACIONES DEL MANDATO

La DIAN agrega una obligación especialmente importante para abogados, gestores, administradores y empresas que ejecutan numerosos mandatos.

El mandatario:

“deberá discriminar en su contabilidad las operaciones”

realizadas con ocasión del contrato de mandato.

La finalidad es garantizar que puedan identificarse correctamente los costos, gastos e impuestos descontables que corresponden al mandante.

No basta, por tanto, con recibir las facturas de terceros y posteriormente trasladar informalmente los valores.

Debe existir trazabilidad contable de las operaciones ejecutadas por cuenta del mandante.

EL CONCEPTO UNIFICADO EXPLICA POR QUÉ ES NECESARIA ESA SEPARACIÓN

La doctrina general sobre mandato contenida en el Concepto Unificado 0106 recuerda que el mandatario gestiona negocios por cuenta y riesgo del mandante.

Además, distingue los recursos que pertenecen realmente al mandatario de aquellos que recibe reconociendo un mejor derecho en cabeza de un tercero.

Estos últimos se encuentran fuera de su patrimonio cuando existe la obligación de transferirlos a su legítimo titular.

Esto explica por qué la contabilización separada no constituye una simple formalidad.

Permite diferenciar:

operaciones propias del mandatario

Delaware

operaciones ejecutadas por cuenta del mandante.

LA REGLA NO SE LIMITA A LOS ABOGADOS

La DIAN utiliza expresamente el ejemplo de:

“un abogado”.

Pero el abogado es solamente un ejemplo de mandatario.

La regla deriva del contrato de mandato , no de la profesión jurídica de quien realiza el trámite.

Por tanto, lo determinante es establecer si existe realmente una relación de mandato y si la adquisición del servicio notarial se realiza en cumplimiento de ella.

No cualquier persona que materialmente entregue documentos en una notaría adquirirá automáticamente la condición de tributaria de mandatario para estos efectos.

TAMPOCO DEBE CONFUNDIRSE MANDATO CON SIMPLE INTERMEDIACIÓN MATERIAL

Este límite resulta importante para aplicar correctamente el concepto.

La doctrina parte expresamente de la existencia de un contrato de mandato .

Por ello, no puede trasladarse automáticamente a cualquier situación en la que un tercero:

llevar documentos;

realizar una diligencia física;

acompañe al interesado;

haga un pago;

o actúe simplemente como mensajero.

Debe existir la relación jurídica que permita identificar al sujeto como mandatario y la adquisición del servicio debe producirse en cumplimiento del mandato .

La propia norma reglamentaria utilizada por la DIAN parte de esa configuración.

LA FACTURA Y LA CERTIFICACIÓN CUMPLEN FUNCIONES DIFERENTES

La doctrina permite distinguir con claridad dos documentos.

La factura expedida por la notaría documenta la adquisición del servicio realizada por el mandatario en ejecución del mandato.

La certificación expedida por el mandatario permite atribuir al mandante los efectos tributarios que le corresponden.

Por eso no debe pretenderse reemplazar indistintamente uno con otro.

La certificación no significa que la notaría debería volver a facturar al mandante.

Y la factura expedida al mandatario no significa que este pueda apropiarse fiscalmente de costos o impuestos que correspondan al mandante.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una sociedad necesita realizar un trámite notarial y otorga mandato a un abogado para adelantarlo.

El abogado realiza la gestión ante la notaría y adquiere el servicio en cumplimiento del mandato.

Bajo la doctrina DIAN:

Notaría → factura al abogado mandatario.

Posteriormente:

Abogado mandatario → certifica a la sociedad mandante los valores correspondientes a costos, deducciones o impuestos descontables que jurídicamente le corresponden.

El abogado debe además mantener discriminadas en su contabilidad las operaciones ejecutadas por cuenta de la sociedad.

La sociedad no pierde automáticamente la posibilidad de reconocer fiscalmente el costo simplemente porque su nombre no figura como adquirente en la factura expedida por la notaría.

Su soporte debe reconstruirse mediante el régimen documental propio del mandato.

LA REGLA TIENE EFECTOS DIRECTOS SOBRE LA AUDITORÍA DE COSTOS Y DEDUCCIONES

Este punto puede ser particularmente relevante en una fiscalización.

Si la Administración encuentra que una factura notarial está expedida a nombre del abogado y no de la empresa que finalmente reconoce pretender el gasto, la sola diferencia entre ambos nombres no permite ignorar la existencia del contrato de mandato y su régimen documental específico .

Debe verificarse:

la existencia del mandato;

la operación efectivamente realizada;

la factura expedida al mandatario;

la certificación expedida al mandante;

la discriminación contable correspondiente;

y los requisitos sustanciales de procedencia del costo, deducción o impuesto descontable.

La DIAN precisamente incorporó esta estructura al Concepto Unificado para garantizar el soporte de los efectos tributarios del mandante.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

Porque resuelve una situación cotidiana que podía producir errores en la expedición de facturas notariales.

La lógica intuitiva podría ser:

“la escritura o trámite pertenece al cliente, entonces la factura debe salir a nombre del cliente”.

Pero cuando existe un verdadero contrato de mandato y el mandatario adquiere el servicio en cumplimiento de este, la regulación tributaria establece otra secuencia.

La DIAN la resume así:

Notaría → factura al mandatario.

Mandatario → certificado al mandante.

Mandatario → discrimina contablemente las operaciones del mandato.

Mandante → utiliza la certificación para soportar los efectos fiscales que jurídicamente le corresponden.

De esta manera se separa correctamente quién aparece como adquirente en la factura de quién tiene derecho fiscalmente al costo, deducción, impuesto descontable o devolución .

ESTADO ACTUAL

DOCTRINA VIGENTE E INCORPORADA AL CONCEPTO UNIFICADO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.

El Concepto 002801, interno 0238, del 18 de febrero de 2026 añadió el numeral 1.1.2.12 al Concepto Unificado 0106 del 19 de agosto de 2022 sobre Obligación de Facturar y Sistema de Factura Electrónica. La versión compilada del Concepto Unificado conserva actualmente esa adición.

Cuando un mandatario adquiere servicios notariales en cumplimiento de un contrato de mandato, la notaria debe expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario y no a nombre del mandante u otorgante .

El mandatario debe posteriormente certificar al mandante los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones que correspondan a las operaciones ejecutadas por su cuenta y debe mantener las discriminadas en su contabilidad.

La regla no asigna automáticamente el costo o impuesto al mandatario por el solo hecho de aparecer en la factura . La factura y la certificación cumplen funciones diferentes dentro de la estructura tributaria del contrato de mandato.

El concepto fue expedido el 18 de febrero de 2026 y publicado por la DIAN el 2 de marzo de 2026 . Por tanto, corresponde a doctrina producida en febrero aunque su divulgación oficial se efectuó en marzo.

DIAN — Concepto 002801, interno 0238, del 18 de febrero de 2026

DIAN — Concepto Unificado 0106 de 2022, versión compilada con la adición de 2026

Normas principales: artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario ; artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 ; y Concepto Unificado DIAN 0106 del 19 de agosto de 2022 , descriptor 1.1.2 sobre facturación en obligatorio.