DIAN ACLARA QUIÉN PUEDE SER DELEGADO PARA PRESENTAR DECLARACIONES ADUANERAS: NO EXISTE UNA PROFESIÓN ESPECÍFICA EXIGIDA, PERO DEBE EXISTIR VÍNCULO LABORAL Y REGISTRO EN EL RUT

DIAN ACLARA QUIÉN PUEDE SER DELEGADO PARA PRESENTAR DECLARACIONES ADUANERAS: NO EXISTE UNA PROFESIÓN ESPECÍFICA EXIGIDA, PERO DEBE EXISTIR VÍNCULO LABORAL Y REGISTRO EN EL RUT

Fecha: 4 de mayo de 2026 Concepto: DIAN 007389, interno 648, de 2026 Publicación DIAN: 12 de mayo de 2026 Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Tema: Aduanas – actuación directa – declaraciones aduaneras – delegación – contador público – empleados – RUT – responsabilidad del representante legal

La DIAN aclaró una cuestión práctica para las empresas que realizan directamente sus operaciones de comercio exterior: la legislación aduanera no exige que el empleado delegado por el representante legal pertenezca a una profesión específica para asumir determinados deberes formales aduaneros . En consecuencia, un contador público puede ser delegado para estas funciones, siempre que exista vínculo laboral con la empresa y se cumplan las condiciones de registro y representación exigidas por la normativa aduanera.

La precisión surgió de un traslado parcial efectuado por la Junta Central de Contadores . La DIAN advirtió que no le corresponde determinar, desde las normas que regulan la profesión contable, qué funciones profesionales puede desempeñar un contador. Su competencia se limitó a establecer si, desde el régimen aduanero, un contador puede ser delegado por la empresa para cumplir obligaciones formales.

¿QUIÉN PUEDE ACTUAR DIRECTAMENTE ANTE LA ADUANA?

Los artículos 32 y 33 del Decreto 1165 de 2019 permiten que el importador o exportador actúe directamente ante la administración aduanera para adelantar trámites de importación, exportación o tránsito. Cuando se trata de una persona jurídica, la actuación se realiza a través de sus representantes en los términos reglamentados por la DIAN.

El artículo 4 de la Resolución DIAN 046 de 2019 desarrolla esa posibilidad. Como regla, cuando el importador o exportador es una persona jurídica, las declaraciones aduaneras deben ser suscritas por quien ostente su representación legal. Sin embargo, la regulación permite que el representante legal delega en un empleado de la empresa determinados deberes formales y trámites aduaneros .

LA DIAN NO EXIGE QUE EL DELEGADO SEA ABOGADO, CONTADOR O PROFESIONAL EN COMERCIO EXTERIOR

Este es el punto central del concepto.

Después de examinar los artículos 32 y 33 del Decreto 1165 de 2019 y el artículo 4 de la Resolución 046 de 2019, la DIAN concluyó que estas disposiciones:

“no limitan, como tal, alguna profesión u oficio”

para que una persona natural pueda ser delegada por el representante legal con el objeto de asumir el rol de “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros” .

Por tanto, desde el punto de vista estrictamente aduanero, ser contador público no impide asumir la delegación, pero tampoco es un requisito para hacerlo .

La condición fundamental no está en el título profesional, sino en el cumplimiento de las exigencias establecidas por la regulación aduanera.

PRIMER REQUISITO: DEBE EXISTIR VÍNCULO LABORAL CON LA EMPRESA

La delegación prevista por la Resolución 046 de 2019 no puede hacerse indiscriminadamente a cualquier tercero.

La norma habla expresamente de un empleado de la empresa y exige acreditar su vinculación laboral.

Esto significa que no debes confundirse:

empleado delegado internamente por la empresa con profesional externo contratado para prestar determinados servicios .

La doctrina analizada se refiere específicamente al mecanismo de delegación regulado por el artículo 4 de la Resolución 046.

SEGUNDO REQUISITO: EL EMPLEADO DEBE ESTAR INSCRITO CORRECTAMENTE EN EL RUT

El empleado delegado, como persona natural, debe encontrarse inscrito en el Registro Único Tributario y tener registrada la responsabilidad:

“Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros”.

Por tanto, la simple autorización interna expedida por el gerente no resulta suficiente.

Existe una condición formal adicional en el sistema tributario y aduanero: el delegado debe estar correctamente identificado en el RUT para ejercer el rol correspondiente.

TERCER REQUISITO: LA EMPRESA TAMBIÉN DEBE ACTUALIZAR SU RUT

La obligación es bilateral.

No basta con modificar el RUT de la persona natural.

El representante legal debe también actualizar el RUT de la persona jurídica , asignando al empleado el tipo de representación:

“funcionario delegado para cumplir deberes formales”.

Para realizar esa actualización debe aportarse la prueba de la vinculación laboral de la persona natural con la empresa.

La estructura queda entonces:

Representante legal → delega a empleado → empleado registra responsabilidad correspondiente en su RUT → empresa registra al empleado como funcionario delegado → se acredita vínculo laboral.

LA DELEGACIÓN NO LIBERA AL REPRESENTANTE LEGAL DE RESPONSABILIDAD

Esta es probablemente la advertencia más importante para empresarios y administradores.

La DIAN señala expresamente que autorizar a otra persona para ejecutar determinados roles aduaneros:

“no exime de la responsabilidad”

a los representantes legales o representantes aduaneros que concedieron esa autorización.

Por tanto:

delegar la ejecución ≠ trasladar completamente la responsabilidad.

El representante legal no puede defenderse automáticamente frente a un incumplimiento afirmando simplemente que había asignado el trámite al contador, auxiliar o empleado encargado del comercio exterior.

ADEMÁS, HAY OBLIGACIONES QUE NO PUEDEN DELEGARSE

La autorización tampoco es absoluta.

La propia Resolución 046 de 2019 establece que existen obligaciones aduaneras que, por disposición normativa, deben ser cumplidas directamente por quien ostenta la representación legal .

Cuando la legislación reserva expresamente una actuación al representante legal, esa obligación no puede trasladarse a un empleado mediante la asignación de roles en los servicios informáticos de la DIAN .

Por eso, antes de delegar una actuación deben formularse dos preguntas distintas:

¿La regulación permite delegar esta actuación?

y, únicamente después:

¿La persona delegada cumple los requisitos para ejercer el rol?

¿QUÉ PASA ESPECÍFICAMENTE CON LOS CONTADORES PÚBLICOS?

La respuesta de la DIAN es cuidadosa.

Desde el régimen aduanero, un contador público puede ser delegado , porque la regulación no establece una profesión determinada para ejercer el rol.

Pero la DIAN advierte expresamente que no es competente para definir el alcance profesional de las funciones del contador público . Esa cuestión pertenece al régimen de la profesión contable.

Por ello, el Concepto 007389 también recuerda los artículos 42, 47 y 48 de la Ley 43 de 1990, que contienen reglas éticas e incompatibilidades aplicables al contador público.

En consecuencia, deben superar dos controles diferentes:

Control aduanero: la persona puede ser delegada conforme al Decreto 1165 y la Resolución 046.

Control profesional: si se trata de contador público, debe además respetar las restricciones, incompatibilidades y deberes derivados de la Ley 43 de 1990.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una sociedad importa directamente mercancías sin utilizar una agencia de aduanas para determinado trámite permitido por la regulación.

Su representante legal desea que la contadora de planta adelante los trámites aduaneros que jurídicamente pueden delegarse.

No es necesario demostrar que la empleada posee un título profesional en comercio exterior.

Pero sí debe verificarse que:

existe vínculo laboral con la sociedad; la empleada esté inscrita en el RUT con la responsabilidad correspondiente; la sociedad actualiza su propio RUT registrándola como funcionaria delegada; se aporte prueba de la relación laboral; y la actuación concreta no sea una de aquellas que la legislación reserva directamente al representante legal.

Y aunque la contadora ejecuta materialmente el trámite, el representante legal no queda liberado de la responsabilidad que la regulación aduanera mantiene en su cabeza .

¿A QUIÉNES LES APLICA?

La doctrina interesa directamente a personas jurídicas que actúan como importadores o exportadores directamente ante la DIAN , especialmente aquellas que asignan funciones aduaneras a empleados de sus áreas contables, administrativas, financieras o de comercio exterior.

También afecta a representantes legales , porque la delegación no elimina su responsabilidad; ya los empleados delegados, quienes deben cumplir los requisitos establecidos en el RUT y acreditar su vínculo laboral.

Para los contadores públicos , el concepto confirma que su profesión no constituye un impedimento aduanero para ser delegados, pero tampoco los libera de las reglas éticas e incompatibilidades previstas en la Ley 43 de 1990.

ESTADO ACTUAL

El Concepto DIAN 007389, interno 648, mantiene una regla clara: los artículos 32 y 33 del Decreto 1165 de 2019 y el artículo 4 de la Resolución 046 de 2019 no establecen una profesión u oficio específico como requisito general para que un empleado sea delegado para cumplir deberes formales aduaneros .

La delegación exige, entre otras condiciones, vínculo laboral, inscripción del empleado en el RUT como obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros y actualización del RUT de la empresa para identificarlo como funcionario delegado .

La autorización no libera de responsabilidad al representante legal y tampoco permite delegar actuaciones que la normativa aduanera haya reservado expresamente para quien ostente la representación legal.

La doctrina fue publicada oficialmente por la DIAN el 12 de mayo de 2026 .

FUENTE OFICIAL: DIAN – Concepto 007389, interno 648, del 4 de mayo de 2026.