DIAN ACLARA QUE LA RETENCIÓN DE UNA MESA DE AYUDA U OUTSOURCING TECNOLÓGICO DEPENDE DE LA ACTIVIDAD REALMENTE EJECUTADA

DIAN ACLARA QUE LA RETENCIÓN DE UNA MESA DE AYUDA U OUTSOURCING TECNOLÓGICO DEPENDE DE LA ACTIVIDAD REALMENTE EJECUTADA

Categoría: Tributaria / Retención en la fuente Tipo: DOCTRINA Autoridad: DIAN Concepto: 000730 int. 0092 de 2026 Fecha: 22 de enero de 2026 Publicado: 28 de enero de 2026 Impacto: ALTO para empresas contratantes y prestadores de servicios tecnológicos

¿QUÉ PASÓ?

La DIAN precisó cómo debe determinarse la retención en la fuente aplicable a los pagos por servicios de Mesa de Ayuda —Help Desk— y outsourcing tecnológico, relacionados con administración, operación, soporte, mantenimiento y gestión de servicios tecnológicos.

La conclusión principal es que el nombre del contrato no determina la tarifa de retención.

Una actividad denominada comercialmente “outsourcing tecnológico”, “soporte TI”, “Mesa de Ayuda” o “servicio técnico” puede tener tratamientos diferentes dependiendo de lo que realmente ejecuta el contratista.

La DIAN establece dos posibilidades principales para el supuesto estudiado:

actividad predominantemente operativa, mecánica, procedimental o estandarizada → servicio general → retención del 4 %.

actividad en la que predomina el factor intelectual, ejecutada sin subordinación → honorarios → retención del 11 %.

Por tanto, antes de practicar la retención debe analizarse la sustancia económica de la prestación.

¿QUÉ ACLARÓ LA DIAN?

La novedad no consiste en la creación de nuevas tarifas.

Las tarifas ya existían.

Lo que la DIAN aclara es cómo debe clasificarse un servicio tecnológico que puede contener simultáneamente herramientas informáticas, conocimientos técnicos, personal especializado, procedimientos estandarizados y actividades operativas.

La expresión “servicio tecnológico” no constituye por sí sola una categoría suficiente para determinar la retención.

Tampoco las expresiones “servicio técnico” o “asistencia técnica” constituyen, para este análisis interno entre residentes colombianos, categorías autónomas que automáticamente determinen la clasificación de la renta.

La pregunta relevante es:

¿qué actividad se está remunerando realmente y cuál es el elemento predominante para ejecutarla?

¿CÓMO SE DETERMINA SI ES SERVICIO U HONORARIO?

La DIAN mantiene como criterio central el predominio del factor intelectual frente al componente material, mecánico u operativo.

Por eso el análisis debe hacerse sobre la ejecución real del contrato:

contrato → actividades efectivamente realizadas → forma de ejecución → grado de autonomía intelectual → elemento predominante → clasificación → tarifa de retención.

Si el personal ejecuta principalmente protocolos previamente establecidos, utiliza herramientas de gestión, atiende incidencias mediante procedimientos predeterminados y no necesita ejercer de manera predominante un juicio intelectual autónomo para resolver cada situación, la operación puede corresponder a un servicio general.

Si, por el contrario, el núcleo económico del contrato consiste en aplicar conocimientos especializados, efectuar análisis, diseñar soluciones, emitir criterios técnicos o adoptar decisiones intelectuales autónomas, la remuneración puede clasificarse como honorarios.

No basta, por tanto, con comprobar que intervienen computadores, ingenieros o conocimientos tecnológicos.

Debe establecerse qué predomina realmente en la prestación.

EJEMPLO 1: MESA DE AYUDA OPERATIVA

Una empresa contrata una Mesa de Ayuda por:

Valor mensual: $50.000.000.

El contratista atiende solicitudes de usuarios mediante un sistema de tickets.

El procedimiento está previamente definido:

usuario reporta incidencia → operador identifica categoría → consulta protocolo → ejecuta procedimiento establecido → documenta solución → cierra ticket.

Supóngase que la actividad se encuentra efectivamente estructurada de esta manera y no existe un componente intelectual autónomo predominante.

La clasificación sería:

servicio general.

Aplicando la tarifa del 4 % contemplada para el supuesto analizado:

$50.000.000 × 4 % = $2.000.000.

La empresa contratante practicaría:

Retención: $2.000.000.

El prestador recibiría, antes de considerar otros impuestos, retenciones o conceptos:

$48.000.000.

EJEMPLO 2: SERVICIO CON PREDOMINIO INTELECTUAL

Ahora supóngase que otra empresa contrata por los mismos:

$50.000.000

un servicio cuyo objeto real consiste en analizar la arquitectura tecnológica, diagnosticar problemas complejos, diseñar soluciones, evaluar riesgos y definir técnicamente las medidas que deben implementarse.

Aunque el contrato se denomine también “outsourcing tecnológico”, la actividad es diferente.

Si el factor intelectual autónomo es el elemento predominante y se cumplen las condiciones del supuesto analizado por la DIAN, la remuneración se clasifica como:

honorarios.

Aplicando el 11 %:

$50.000.000 × 11 % = $5.500.000.

La diferencia frente al primer caso es:

Retención como servicio: $2.000.000

Retención como honorarios: $5.500.000

Diferencia: $3.500.000.

El nombre comercial del contrato es prácticamente el mismo.

La consecuencia tributaria cambia porque la sustancia de las actividades ejecutadas es diferente.

¿QUÉ OCURRE CUANDO UN MISMO CONTRATO TIENE ACTIVIDADES OPERATIVAS E INTELECTUALES?

Este es uno de los puntos más importantes para las empresas tecnológicas.

Un contrato puede incluir simultáneamente:

atención de tickets + mantenimiento + monitoreo + administración + análisis especializado + consultoría + diseño de soluciones.

La existencia de alguna actividad intelectual dentro del contrato no permite concluir automáticamente que toda la remuneración corresponde a honorarios.

De la misma manera, la existencia de procedimientos estandarizados tampoco permite concluir automáticamente que todo corresponde a servicios generales.

Debe determinarse cuál es la naturaleza económica predominante de la prestación contratada.

Cuando las diferentes actividades forman parte de un único objeto contractual, la doctrina de la DIAN ha utilizado precisamente ese análisis de predominancia para establecer la naturaleza del pago.

Por eso el contrato debe describir correctamente la realidad de la operación.

EL PERSONAL TÉCNICO NO CONVIERTE AUTOMÁTICAMENTE EL CONTRATO EN HONORARIOS

Una empresa puede utilizar ingenieros, técnicos, especialistas o personal con formación tecnológica y, sin embargo, ejecutar un servicio predominantemente procedimental.

Por ejemplo:

conocimiento técnico del trabajador + procedimiento completamente estandarizado ≠ automáticamente honorarios.

Lo determinante no es únicamente la formación de quien ejecuta la actividad.

Debe evaluarse cómo utiliza ese conocimiento dentro de la prestación concreta.

Si el conocimiento especializado se utiliza principalmente para ejercer juicio técnico autónomo y constituye el núcleo económico del servicio, aumenta la relevancia del factor intelectual.

Si el trabajador ejecuta fundamentalmente protocolos previamente diseñados y su margen de decisión es reducido, el análisis puede conducir a servicio general.

¿A QUIÉNES APLICA?

El Concepto 000730 estudia específicamente servicios de Mesa de Ayuda y outsourcing tecnológico prestados por una sociedad colombiana a otro residente fiscal en Colombia.

Por eso su conclusión no debe trasladarse automáticamente a:

pagos al exterior → trabajadores dependientes → personas naturales sometidas a reglas especiales de retención → contratos con características sustancialmente diferentes.

Cada uno de esos espacios puede estar sometido a reglas adicionales.

La doctrina resulta especialmente útil para:

empresas de software → proveedores de soporte TI → compañías de outsourcing → empresas de Mesa de Ayuda → contratantes de servicios tecnológicos → departamentos contables y de tesorería que practican retenciones.

¿EN QUÉ AFECTA O BENEFICIA A LA EMPRESA?

Una clasificación incorrecta puede generar una retención superior o inferior a la legalmente procedente.

Para el prestador, una retención excesiva significa anticipar al Estado más impuesto del que correspondía por ese pago.

Para el agente retenedor, aplicar una tarifa inferior sin fundamento puede generar contingencias tributarias relacionadas con su obligación de practicar correctamente la retención.

La diferencia puede ser considerable.

Sobre pagos anuales de:

$600.000.000

una retención del 4 % representa:

$24.000.000.

Una retención del 11 % representa:

$66.000.000.

La diferencia de flujo de caja asciende a:

$42.000.000.

Por eso la clasificación del contrato no es simplemente un asunto semántico.

Tiene una consecuencia financiera inmediata.

¿QUÉ PASA SI YA SE PRACTICÓ UNA RETENCIÓN SUPERIOR?

El mismo Concepto DIAN 000730 responde esta pregunta.

Cuando se practica una retención en la fuente superior a la que legalmente correspondía, el afectado puede solicitar su reintegro al agente retenedor conforme al artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.

La secuencia es:

retención excesiva → solicitud escrita del afectado → presentación de pruebas → verificación por el agente retenedor → reintegro del exceso, cuando proceda.

El agente retenedor puede posteriormente descontar el valor reintegrado de las retenciones que deba declarar y consignar, conforme al procedimiento reglamentario.

Si el certificado de retención ya había sido expedido, debe atenderse también el procedimiento previsto para su anulación y conservación junto con los soportes correspondientes.

Cuando la solicitud se presenta en el año fiscal siguiente al de la retención, el solicitante debe además manifestar que esa retención no fue ni será imputada en su declaración de renta.

EJEMPLO DE RETENCIÓN EN EXCESO

Una empresa tecnológica recibe un pago de:

$100.000.000.

El contratante clasificó la operación como honorarios y practicó:

$100.000.000 × 11 % = $11.000.000.

Posteriormente se establece y demuestra que la operación correspondía realmente, bajo las condiciones aplicables, a un servicio general sujeto al 4 %:

$100.000.000 × 4 % = $4.000.000.

Retención practicada:

$11.000.000

Retención correspondiente:

$4.000.000

Exceso:

$7.000.000.

La empresa afectada no debe limitarse a registrar definitivamente los $11.000.000 como si la retención hubiera sido correcta.

Puede utilizar el procedimiento reglamentario para solicitar al agente retenedor el reintegro de los:

$7.000.000 retenidos en exceso.

¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA?

Antes de parametrizar la retención de un contrato tecnológico debe realizarse este análisis:

identificar contrato → revisar objeto → identificar actividades reales → separar actividades operativas e intelectuales → establecer cuál predomina → verificar existencia o ausencia de subordinación → clasificar la remuneración → determinar norma y tarifa → practicar retención → conservar soporte del análisis.

No es recomendable parametrizar automáticamente:

“servicios tecnológicos = 11 %”

ni:

“outsourcing = 4 %”.

Ambas reglas pueden producir errores.

La parametrización debería depender de la clasificación jurídica de la operación, no únicamente del nombre comercial utilizado por el proveedor o por el software contable.

ESTADO ACTUAL

El Concepto DIAN 000730 int. 0092 del 22 de enero de 2026 continúa vigente y se encuentra incorporado en el Normograma oficial de la DIAN.

El criterio mantiene la doctrina según la cual la diferencia entre honorarios y servicios se determina atendiendo al predominio del factor intelectual frente al componente material, mecánico u operativo de la actividad efectivamente realizada.

Para el supuesto específicamente estudiado por la DIAN:

actividad mecánica, operativa o procedimental sin predominio intelectual → servicio general → 4 %.

predominio del factor intelectual ejecutado sin subordinación → honorarios → 11 %.

La clasificación no puede establecerse únicamente por expresiones como Mesa de Ayuda, outsourcing tecnológico, servicio técnico o soporte tecnológico.

Debe analizarse la sustancia de la prestación.

También continúa vigente el procedimiento reglamentario que permite solicitar al agente retenedor el reintegro de las retenciones practicadas en exceso o indebidamente.

BASE JURÍDICA Y FUENTES OFICIALES

Artículo 392 del Estatuto Tributario: contiene la regulación legal de la retención en la fuente aplicable a honorarios, comisiones y servicios.

Artículo 1.2.4.3.1 del Decreto 1625 de 2016: desarrolla la retención correspondiente a honorarios y comisiones en el supuesto analizado.

Artículo 1.2.4.4.14 del Decreto 1625 de 2016: contiene la tarifa aplicable a los servicios para el caso examinado por la DIAN.

Artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016: establece el procedimiento para reintegrar retenciones practicadas en exceso o indebidamente.

Concepto DIAN 000730 int. 0092 del 22 de enero de 2026: fuente principal. Define el criterio aplicable a los servicios de Mesa de Ayuda y outsourcing tecnológico y explica el procedimiento frente a retenciones practicadas en exceso.

Concepto DIAN 057803 del 9 de septiembre de 2002 y Oficio 059443 del 17 de julio de 2006: antecedentes doctrinales utilizados por la propia DIAN para construir la diferencia entre honorarios y servicios a partir del predominio del factor intelectual o material.