CONSEJO DE ESTADO PONE LÍMITE A LAS EXIGENCIAS PROBATORIAS DE LA DIAN: EN UN CONTRATO DE MANDATO, EL MANDANTE NO TIENE QUE CONSERVAR LAS FACTURAS QUE POR NORMA DEBEN PERMANECER EN PODER DEL MANDATARIO

CONSEJO DE ESTADO PONE LÍMITE A LAS EXIGENCIAS PROBATORIAS DE LA DIAN: EN UN CONTRATO DE MANDATO, EL MANDANTE NO TIENE QUE CONSERVAR LAS FACTURAS QUE POR NORMA DEBEN PERMANECER EN PODER DEL MANDATARIO

Fecha: 13 de agosto de 2026 Sentencia: Consejo de Estado, Sección Cuarta, Exp. 25000-23-37-000-2020-00207-01 (29693) Demandante: Diageo Colombia SA Demandada: DIAN Tema: Impuesto sobre la renta – deducciones – reembolso de gastos – contrato de mandato – factura – certificación – carga de la prueba – sanción por inexactitud

La Sección Cuarta del Consejo de Estado profirió una sentencia especialmente importante para determinar qué documentos puede exigir la DIAN cuando un contribuyente deduce costos o gastos ejecutados a través de un mandatario .

El caso correspondía al impuesto sobre la renta de Diageo Colombia SA por el año gravable 2015 . La controversia involucraba $3.655.449.000 en gastos de publicidad y mercadeo que la DIAN había rechazado y una sanción por inexactitud de $913.862.000 . El Consejo de Estado concluyó que, dadas las pruebas aportadas en este expediente y el régimen especial aplicable al mandato, la deducción estaba acreditada.

EL PROBLEMA NO ERA SIMPLEMENTE SI EXISTÍA EL GASTO, SINO QUIÉN DEBÍA CONSERVAR SU SOPORTE

Diageo efectuaba actividades de distribución mediante las sociedades Altipal y Dialsa. Estos realizaban gastos de mercadeo y publicidad que posteriormente fueron reconocidos por Diageo como reembolsos.

La DIAN cuestionó esos valores y sostuvo, entre otros argumentos, que las cuentas de cobro presentadas no demostraban suficientemente las operaciones y que debían existir las correspondientes facturas como soporte fiscal.

El problema jurídico terminó concentrándose en determinar si la certificación expedida por las mandatarias era suficiente para demostrar los costos y gastos reembolsados ​​y si podía exigirse a Diageo, en calidad de mandante, conservar las facturas que soportaban directamente las erogaciones realizadas por las mandatarias.

EL CONSEJO DE ESTADO RECONOCIÓ LA CERTIFICACIÓN COMO PRUEBA SUFICIENTE EN ESTE CASO

Durante la fiscalización, Diageo presentó certificaciones expedidas por los revisores fiscales de las sociedades involucradas.

Los documentos certificaban reembolsos por:

Altipal: $782.857,102.

Dialsa: $2.872.591.852.

Total:

$3.655.448.954 , aproximado fiscalmente a los $3.655.449.000 discutidos.

La Sala encontró que las certificaciones estaban sustentadas en soportes internos y externos, identificaban los pagos recibidos de Diageo durante 2015 y establecían su naturaleza como reembolsos de gastos. Con ese material probatorio demostrado satisfecha la carga correspondiente en el caso concreto.

LA FACTURA ESTÁ EN PODER DEL MANDATARIO

Aquí se encuentra una de las reglas centrales del fallo.

El Consejo de Estado explicó que, dentro del régimen fiscal especial aplicable al contrato de mandato, las facturas que soportan las erogaciones efectuadas por cuenta del mandante son conservadas por el mandatario .

Por ello, la Sala señaló:

“La factura que soporta la gasto está en poder del mandatario”.

La consecuencia probatoria es importante: si la DIAN necesita comprobar la existencia de esas facturas, puede requerirlas directamente al mandatario .

Lo que no puede hacer es rechazar automáticamente el costo o deducción del mandante porque este no conserva un documento que, conforme al régimen especial aplicable, debe encontrarse en poder del mandatario.

LA DIAN CONSERVA SU FACULTAD DE COMPROBACIÓN

La sentencia no significa que una certificación haga imposible cualquier fiscalización posterior.

El Consejo de Estado no eliminó las facultades de comprobación de la Administración.

Si existen dudas sobre la materialidad de las operaciones, la DIAN puede dirigirse al mandatario y solicitar las facturas, documentos externos y demás soportes conservados por este.

Por tanto, el fallo distingue dos cuestiones:

quién debe conservar jurídicamente el documento , y

la facultad de la DIAN para verificar que la operación efectivamente existió.

La segunda permanece intacta.

LA NORMA ESPECIAL DEL MANDATO PREVALECE SOBRE LA REGLA PROBATORIA GENERAL

La Sala también encontró incorrecto trasladar automáticamente a la certificación propia del régimen del mandato las exigencias establecidas por el artículo 777 del Estatuto Tributario , norma general sobre certificaciones de contador público y revisor fiscal.

El régimen de los contratos de mandato contiene una regulación probatoria especial.

Por ello, señaló que no podían trasladarse a esa certificación requisitos adicionales provenientes de una regla general cuando existe una disposición específicamente diseñada para documentar las operaciones ejecutadas mediante mandatario.

Esta precisión tiene una consecuencia más amplia:

la Administración no puede aumentar por la interpretación de las cargas documentales que la norma especial distribuyó expresamente entre los participantes de la operación.

ATENCIÓN: LA SENTENCIA NO DIJO QUE TODO CONTRATO DE DISTRIBUCIÓN SEA UN MANDATO

Este control es indispensable para no deformar el precedente.

Los contratos de distribución, colaboración y examinados incluso contenían estipulaciones que excluían relaciones de agencia, mandato o comisión.

Sin embargo, al resolver administrativamente el recurso de reconsideración, la propia DIAN había calificado las operaciones como un mandato sin representación , y esa calificación no fue discutida por las partes dentro del litigio.

Por ello, el Consejo de Estado señaló expresamente que no iba a determinar si materialmente existía o no un contrato de mandato .

Partió de esa calificación únicamente porque constituía una premisa no controvertida del proceso.

En consecuencia, sería incorrecto utilizar esta sentencia para afirmar:

“Todo contrato de distribución en el que se reembolsan gastos constituye un mandato”.

Eso no fue decidido.

TAMPOCO SIGNIFICA QUE CUALQUIER CERTIFICACIÓN MAR SUFICIENTE

La sentencia debe leerse dentro de sus hechos probados.

La Sala valoró certificaciones que identificaban los valores y conceptos de los reembolsos , estaban respaldadas por la documentación de las mandatarias y habían sido expedidas con intervención de sus revisores fiscales.

Además, la sentencia recordó un proceso anterior entre las mismas partes relacionadas con el impuesto de renta de 2011 —expediente 25323 de 2022— en el cual las pruebas habían resultado insuficientes.

La diferencia no consistió simplemente en un cambio arbitrario de criterio: el material probatorio del nuevo expediente debía valorarse autónomamente .

Esto demuestra por qué dos procesos aparentemente similares pueden producir resultados diferentes cuando cambia la calidad de la prueba.

LAS DIFERENCIAS PARCIALES NO DESTRUYERON TODA LA PRUEBA

El Tribunal de primera instancia había identificado algunas diferencias en determinados soportes individuales.

Pero la Sección Cuarta demostró que esas inconsistencias parciales no eran suficientes para concluir que los reembolsos certificados eran inexistentes.

Es decir, la prueba debía valorarse integralmente.

La existencia de una diferencia puntual no autorizaba, por sí sola, a desconocer completamente los valores certificados cuando el material restante probatorio acreditaba las operaciones.

TAMBIÉN CAYÓ LA SANCIÓN POR INEXACTITUD

Una vez reconocida la procedencia de los gastos discutidos, desapareció el fundamento material sobre el cual se había impuesto la sanción por inexactitud.

Por esa razón, el Consejo de Estado también dejó sin efecto la sanción de $913.862.000 .

La Sala revocó la decisión de primera instancia, anuló los actos administrativos demandados y reconoció la situación jurídica correspondiente a la declaración de renta de Diageo del año gravable 2015.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una sociedad encarga a un mandatario la ejecución de una campaña comercial.

El mandatario contrata proveedores y paga:

Publicidad digital: $30.000.000. Material promocional: $15.000.000. Organización de eventos: $25.000.000.

Total:

$70.000.000.

Posteriormente, el mandante reembolsó los $70 millones.

Si conforme al régimen jurídico aplicable las facturas originales deben permanecer en poder del mandatario y este expide la certificación exigida identificando correctamente cuantía y concepto , no puede rechazarse automáticamente la deducción del mandante simplemente porque las facturas originales no están incorporadas a su propia contabilidad.

La DIAN conserva la facultad de requerir al mandatario y comprobar:

facturas → proveedores → pagos → registros contables → realidad de las operaciones.

Pero no puede convertir la ausencia física de esas facturas en la cabeza del mandante en una exigencia que contradiga la distribución documental establecida por la regulación especial.

¿A QUIÉN LE APLICA?

La sentencia tiene especial relevancia para empresas que ejecutan operaciones mediante contratos de mandato , particularmente cuando el mandatario incurre por cuenta del mandante en costos y gastos que posteriormente son objeto de reembolso.

También interesa directamente a contadores, revisores fiscales y responsables tributarios encargados de estructurar la documentación de esos reembolsos.

No significa que cualquier pago denominado “reembolso” sea automáticamente deducible.

Primero debe acreditarse la verdadera estructura jurídica y económica de la operación y cumplirse las demás condiciones tributarias aplicables.

IMPORTANCIA PRÁCTICA

La sentencia establece una frontera probatoria relevante en fiscalización:

la DIAN puede comprobar la realidad de una operación, pero no puede exigir al contribuyente un documento que el régimen especial dispone que debe conservar otro interviniente.

Esto obliga a identificar, antes de rechazar un costo o deducción:

qué operación ocurrió → cuál es su verdadera naturaleza jurídica → qué norma regula específicamente su soporte → quién debe expedirlo → quién debe conservarlo → y qué facultades de comprobación tiene la Administración.

Solo después puede establecerse si existe realmente una deficiencia probatoria.

ESTADO ACTUAL

La Sentencia 29693 del 13 de agosto de 2026 de la Sección Cuarta del Consejo de Estado reconoció, para el caso examinado, la suficiencia de las certificaciones aportadas para demostrar los reembolsos efectuados por Diageo y cálculos que no podía exigirse al mandante conservar las facturas que correspondía mantener al mandatario. Como consecuencia, reconoció la deducción discutida y dejó sin fundamento la sanción por inexactitud.

El alcance del precedente debe conservarse cuidadosamente: la sentencia no declarada que todo contrato de distribución sea obligatorio, no confirmó que cualquier certificación pruebe automáticamente una deducción y no eliminó las facultades de fiscalización de la DIAN. Determinó quién debía conservar los soportes y valoró la suficiencia de las pruebas concretamente aportadas en el expediente 29693.

Consultar el texto de la Sentencia 29693 de 2026